Bij het verhuizen van uw website naar LinQhost is het overzetten van de websitebestanden en databases geen probleem. Wanneer het gaat om uw e-mail wordt dit al wat lastiger. Hier volgt een stappenplan om ook uw e-mail via imap te migreren naar uw nieuwe mailomgeving bij LinQhost. Het uitvoeren van dit stappenplan is geheel op eigen risico.
Lees verder

Wij horen van verschillende klanten dat het niet lukt om Microsoft Outlook goed te configureren. Na enig onderzoek is gebleken dat dit ligt aan een specifieke instelling binnen Microsoft Outlook.

Bij de geavanceerde instellingen van het e-mailaccount dient de optie “Root folder path” (of in de Nederlandse variant “Pad van de hoofdmap“) ingevuld te worden. Deze optie is standaard niet gevuld met een waarde, maar voor een correcte werking is het belangrijk dat u hier “Inbox” invult.

Onderstaand kunt u zien waar u de waarde aan kunt passen:

Toevoegen/wijzigen van account in Outlook

Toevoegen/wijzigen van account in Outlook

Geavanceerde instellingen in Outlook

Geavanceerde instellingen in Outlook

Aangezien elk beheerpaneel nét even anders werkt, laten wij u graag zien hoe u binnen Mijn LinQhost op de juiste manier de e-mail van G Suite (Google) en Office 365 (Microsoft) instelt.

Algemeen

Wanneer u gebruik gaat maken van één van de bovenstaande diensten, dient u met ten minste twee zaken rekening te houden:

  1. U zult uiteindelijk de huidige MX records moeten verwijderen. Wanneer MX records voor verschillende dienstverleners aanwezig zijn, kan dit (nadelige) gevolgen hebben voor de aflevering van uw e-mail.
  2. U dient zeer waarschijnlijk uw SPF record aan te passen. Om SPF goed te laten functioneren, mag elke domeinnaam maar 1 (één) SPF record hebben. Deze zijn van het type “TXT” en zien er als volgt uit: “v=spf1 a mx include:_spf.linqhost.nl ~all“. In de handleidingen van zowel G Suite als Office 365 wordt aangegeven dat u een record moet aanmaken, echter wanneer u reeds een SPF record heeft dan is het verstandiger om deze uit te breiden. Heeft u geen SPF record, dan is het verstandig om deze wel aan te maken. In het artikel “SPF record LinQhost” leggen wij u uit hoe u dit kunt doen.

G Suite

MX records:
Er dienen 5 verschillende MX records aangemaakt te worden. Het veld “naam” dient voor alle onderstaande MX records leeg gelaten te worden.

TypeNaamRecordPrioriteitTTL
MXleegASPMX.L.GOOGLE.COM13600
MXleegALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM53600
MXleegALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM53600
MXleegALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM103600
MXleegALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM103600

 

Na het toevoegen bent u in principe klaar met het DNS deel. Als extra stap kan het SPF record gecontroleerd en waar nodig aangepast worden.

SPF record:
U kunt het volgende opnemen in het bestaande SPF record: include:_spf.google.com. Wanneer u gebruik maakt van onze standaard configuratie, dan zal deze er als volgt uit gaan zien: “v=spf1 a mx include:_spf.linqhost.nl include:_spf.google.com ~all“.

Wanneer u klaar bent met het toevoegen zou het er ongeveer zo uit moeten zien:

Instellen G suite

Uitgebreide en actuele informatie over de MX records vindt u in de G Suite-beheerder Help.

Office 365

TXT record:
Om het domein te valideren bij Office 365 is er een TXT record benodigd. De waarde van dit TXT record kunt u vinden binnen uw Office365 account. Deze is veelal te herkennen aan de opmaak MS=msXXXXXXXX”.

TypeNaamRecordPrioriteitTTL
TXTleegMS=msXXXXXXXXleeg3600

 

MX records:
In tegenstelling tot G Suite hanteert Office 365 slechts één MX record. De hoogst beschikbare waarde voor het veld “prioriteit” die u kunt opgeven is “1”. Het veld “Naam” hoeft u niet in te vullen.

TypeNaamRecordPrioriteitTTL
MXleeglinqhost-nl.mail.protection.outlook.com.03600

 

In het Admin Center van Office 365 kunt u terugvinden wat er precies op de plek van “XXXXXXXX” ingevuld moet worden.

CNAME records:
Voor de volledigheid is het ook aan te raden om de volgende CNAME records toe te voegen:

TypeNaamRecordPrioriteitTTL
CNAMEautodiscoverautodiscover.outlook.comn.v.t.3600
CNAMElyncdiscoverwebdir.online.lync.comn.v.t.3600
CNAMEmsoidclientconfig.microsoftonline-p.netn.v.t.3600
CNAMEsipsipdir.online.lync.comn.v.t.3600
CNAMEenterpriseregistrationenterpriseregistration.windows.netn.v.t.3600
CNAMEenterpriseenrollmententerpriseenrollment.manage.microsoft.comn.v.t.3600

 

SRV records:
Tot slot dienen er nog twee SRV records aangemaakt worden:

TypeNaamRecordPrioriteitTTL
SRV_sip._tls1 443 sipdir.online.lync.com1003600
SRV_sipfederationtls._tcp1 5061 sipfed.online.lync.com1003600

 

SPF record:
U kunt het volgende opnemen in het bestaande SPF record: include:spf.protection.outlook.com. Wanneer u gebruik maakt van onze standaard configuratie, dan zal deze er als volgt uit gaan zien: “v=spf1 a mx include:_spf.linqhost.nl include:spf.protection.outlook.com ~all“.

Wanneer u klaar bent met het toevoegen zou het er ongeveer zo uit moeten zien:

Instellen Office 365

Meer informatie en een uitgebreide toelichting kunt u vinden in het artikel DNS-records maken bij een DNS-hostingprovider voor Office 365.

Om er zeker van te zijn dat u geen problemen heeft met het versturen van uw e-mails, is het belangrijk dat uw SPF records op orde zijn.

Om dit wat makkelijker voor u te maken, kunt u gebruik maken van de SPF records van LinQhost. In deze lijst staan alle ip-adressen van onze mail versturende servers. Wij zorgen dat deze lijst up-to-date blijft en u hoeft dan verder ook geen veranderingen meer aan te brengen.

Om gebruik te maken van onze SPF records dient u het SPF TXT record te wijziging in uw DNS beheer systeem. In het geval van LinQhost kunt u dat doen in Mijn Linqhost. U kunt dan include:_spf.linqhost.nl toevoegen. Een voorbeeld van een SPF lijn zou dan kunnen zijn:

v=spf1 a mx include:_spf.linqhost.nl ~all

Nieuwe domeinen die bij ons geregistreerd worden zullen deze toevoeging automatisch bevatten.

Helaas komt het wel eens voor dat e-mail niet aankomt bij de ontvanger. De oorzaak is niet altijd gelijk te achterhalen en kan meerdere oorzaken hebben. Hieronder de meestvoorkomende oorzaken … en oplossing! Mocht u hierna nog steeds problemen ondervinden dan kunt u eens proberen om gebruik te maken van bijvoorbeeld de Mail-Tester dienst op mail tester tool. Deze tool geeft precies aan waarom een e-mail een slechte beoordeling krijgt.

Wij gaan er primair vanuit dat het hier om e-mail gaat die vanuit uw applicatie wordt verzonden (bijvoorbeeld contactformulieren en orderbevestigingen) en niet e-mail via een e-mailprogramma zoals Outlook of Thunderbird.

Een geldig return-path ontbreekt

Het “return-path” is een veld welke in een e-mail header hoort te staan en soms niet de juiste waarde bevat. Partijen zoals Gmail controleren dit redelijk strikt en het is dus belangrijk dat dit veld een correcte waarde bevat. Wij adviseren u om deze waarde te vullen met het afzender-adres van de e-mail.

Het is de taak van de gebruikte applicatie om deze waarde correct in te stellen. Hieronder wat voorbeelden waar we vanuit gaan dat info@linqhost.nl het afzender-adres is. Dit dient u dus aan te passen naar het te gebruiken afzender adres.

Magento
Ga naar Systeem > Configuratie > Advanced > System > Mail sending settings > Set return path > YES.

Joomla
Open het bestand libraries/phpmailer/phpmailer.php van je Joomla installatie en zoek naar public $Sender = en zorg dat het er zo uit zien public $Sender = “info@linqhost.nl”;

Standaard PHP mail functie
Gebruik de “-f info@linqhost.nl” switch in de standaard PHP mail functie mail functie.

<?php mail('info@linqhost.nl', 'Onderwerp', 'Hello World! :)', null, '-finfo@linqhost.nl'); ?>

PHPMailer class
Vanaf PHPMailer v5.2.2-beta1 en hoger kan je de volgende code gebruiken:

$mail->ReturnPath='info@linqhost.nl';

SPF record is niet correct

Update 7-12-16: SPF records voor LinQhost servers toegevoegd

Met een (DNS)SPF record geeft u aan welke mailservers namens uw domein mail mogen versturen. De ontvangende e-mail server controleert of dit overeenkomt en kan de e-mail dan bijvoorbeeld weigeren, onderwerpen aan een extra controle of accepteren.

Domeinen die bij ons in de DNS staan krijgen standaard een “SoftFail” wanneer iemand mail probeert te verzenden vanaf een server die niet in de SPF policy is opgenomen. Dit betekent dat deze e-mails extra worden gecontroleerd en mogelijk worden geweigerd.

Het is erg belangrijk dat u inzicht heeft op alle servers die namens uw domein e-mail mogen versturen en deze ook in het SPF record zijn opgenomen.

In onze DNS manager kunt u zelf de SPF records aanpassen naar de waardes die u zelf wilt. Op SPF record uitleg staat omschreven welke SPF aanpassingen u allemaal kunt doen. Bij twijfel kunt u het beste contact opnemen met uw systeembeheerder

Binnen de DNS manager is het SPF record terug te vinden als een record van het type TXT. De inhoud ziet er doorgaans als volgt uit:

v=spf1 a mx ~all

De “a” en “mx” in het bovenstaande voorbeeld geven aan dat alle IP-adressen die aan deze records gekoppeld zijn, sowieso als geldige mailservers worden gezien. De “~all” definieert de SoftFail. De inhoud is verder uit te breiden met aanvullende zaken die u in de SPF record uitleg kunt vinden.

Om er zeker van te zijn dat uw server is opgenomen in de SPF policy kunt u gebruik maken onze LinQhost SPF policy.

Server staat op een zwartelijst

Een veelvoorkomend oorzaak is dat de verzendende mailserver (SMTP) op een zogenaamde zwartelijst (blacklist) staat; de server heeft in het (recente) verleden spam e-mails verzonden. Om dit te voorkomen monitoren wij de IP-reputatie van onze IP-adressen constant. Bij eventuele meldingen grijpen wij gelijk in waardoor de kans zeer klein is dat onze SMTP servers op een zwarte lijst komen te staan. Mocht u gebruik maken van een andere SMTP server dan kunt u het beste contact opnemen met de beheerder van deze server.

Missende reverse DNS record

Onze servers hebben standaard allemaal een reverse DNS record (ook wel PTR record genoemd), waardoor dit probleem bij ons niet voor zou moeten kunnen komen. Mocht u gebruik maken van een andere SMTP server dan is het raadzaam om te controleren of deze een reverse DNS record heeft.

Er zijn veel verschillende e-mailprogramma’s in omloop. In twee verschillende blog-items beschrijven wij hoe u Thunderbird en Windows Live Mail  kunt instellen. Onderstaand vind u een samenvatting voor het geval u een ander e-mailprogramma gebruikt:

Serverinstellingen inkomende e-mail

Servertype: POP3 (poort 110) of IMAP (poort 143)
Serveradres: mail.uwdomeinnaam.ext
Gebruikersnaam: uw_emailadres@uwdomeinnaam.ext

Wanneer u gebruik maakt van POP3 dan wordt doorgaans de e-mail opgehaald uit uw postvak en geplaatst op het apparaat waarop u op dat moment de mail leest. In het geval van IMAP blijven e-mails op de server staan waardoor ze op meerdere apparaten gelezen kunnen worden. Wanneer u dit type account gebruikt is het raadzaam om periodiek uw e-mail op te schonen. Deze e-mails maken namelijk deel uit van de schrijfruimte die u op uw hostingpakket tot uw beschikking heeft. Denk hierbij ook aan het regelmatig legen van uw prullenbak.

Serverinstellingen uitgaande e-mail

Serveradres: vul hier de SMTP server van uw internetprovider in
Poortinstellingen: standaard (vaak is dit poort 25 of poort 587)

Kort overzicht SMTP servers bekend(st)e internet providers:

Caiway:

smtp.caiway.nl of smtp.caiway.net
Verificatie vereist – gebruik hiervoor de e-mailgegevens van Caiway

KPN:

smtp.kpnmail.nl
Verificatie vereist – gebruik hiervoor de e-mailgegevens van KPN

Tele2:

smtp.tele2.nl
Verificatie vereist – gebruik hiervoor de e-mailgegevens van Tele2

Telfort:

smtp.telfort.nl
Verificatie vereist – gebruik hiervoor de e-mailgegevens van Telfort

Telfort Glasvezel:

smtp.telfortglasvezel.nl
Verificatie vereist – gebruik hiervoor de e-mailgegevens van Telfort Glasvezel

Vodafone:

mail.vodafonethuis.nl
Verificatie niet specifiek vereist maar is wel gewenst om limiet op te heffen

XS4ALL:

smtp.xs4all.nl
Verificatie vereist – gebruik hiervoor de gegevens van XS4ALL

Ziggo:

smtp.ziggo.nl
Verificatie vereist – gebruik hiervoor de gegevens van Ziggo

Online.nl

smtp.online.nl
Verificatie is niet vereist

Staat uw internetprovider niet in de bovenstaande lijst, neem dan contact met uw provider om de juiste gegevens te achterhalen. Wanneer u niet zeker weet wie uw internetprovider is dan kan de volgende website u daar wellicht bij helpen; https://www.whoismyisp.org/

Serverinstellingen uitgaande e-mail eigen hostingpakket:

Sommige internetproviders blokkeren uitgaande e-mail. Dit kunt u oplossen door de mailservers behorende bij uw hostingpakket te gebruiken. Hiervoor gebruikt u de volgende gegevens:

Serveradres:
mail.uwdomeinnaam.ext

Poortinstellingen:
Poort 587

Verificatie:
Vereist