Verzonden mail wordt geweigerd

Helaas komt het wel eens voor dat e-mail niet aankomt bij de ontvanger. De oorzaak is niet altijd gelijk te achterhalen en kan meerdere oorzaken hebben. Hieronder de meestvoorkomende oorzaken … en oplossing! Mocht u hierna nog steeds problemen ondervinden dan kunt u eens proberen om gebruik te maken van bijvoorbeeld de Mail-Tester dienst op mail tester tool. Deze tool geeft precies aan waarom een e-mail een slechte beoordeling krijgt.

Wij gaan er primair vanuit dat het hier om e-mail gaat die vanuit uw applicatie wordt verzonden (bijvoorbeeld contactformulieren en orderbevestigingen) en niet e-mail via een e-mailprogramma zoals Outlook of Thunderbird.

Een geldig return-path ontbreekt

Het “return-path” is een veld welke in een e-mail header hoort te staan en soms niet de juiste waarde bevat. Partijen zoals Gmail controleren dit redelijk strikt en het is dus belangrijk dat dit veld een correcte waarde bevat. Wij adviseren u om deze waarde te vullen met het afzender-adres van de e-mail.

Het is de taak van de gebruikte applicatie om deze waarde correct in te stellen. Hieronder wat voorbeelden waar we vanuit gaan dat info@linqhost.nl het afzender-adres is. Dit dient u dus aan te passen naar het te gebruiken afzender adres.

Magento
Ga naar Systeem > Configuratie > Advanced > System > Mail sending settings > Set return path > YES.

Joomla
Open het bestand libraries/phpmailer/phpmailer.php van je Joomla installatie en zoek naar public $Sender = en zorg dat het er zo uit zien public $Sender = “info@linqhost.nl”;

Standaard PHP mail functie
Gebruik de “-f info@linqhost.nl” switch in de standaard PHP mail functie mail functie.

<?php mail('info@linqhost.nl', 'Onderwerp', 'Hello World! :)', null, '-finfo@linqhost.nl'); ?>

PHPMailer class
Vanaf PHPMailer v5.2.2-beta1 en hoger kan je de volgende code gebruiken:

$mail->ReturnPath='info@linqhost.nl';

SPF record is niet correct

Update 7-12-16: SPF records voor LinQhost servers toegevoegd

Met een (DNS)SPF record geeft u aan welke mailservers namens uw domein mail mogen versturen. De ontvangende e-mail server controleert of dit overeenkomt en kan de e-mail dan bijvoorbeeld weigeren, onderwerpen aan een extra controle of accepteren.

Domeinen die bij ons in de DNS staan krijgen standaard een “SoftFail” wanneer iemand mail probeert te verzenden vanaf een server die niet in de SPF policy is opgenomen. Dit betekent dat deze e-mails extra worden gecontroleerd en mogelijk worden geweigerd.

Het is erg belangrijk dat u inzicht heeft op alle servers die namens uw domein e-mail mogen versturen en deze ook in het SPF record zijn opgenomen.

In onze DNS manager kunt u zelf de SPF records aanpassen naar de waardes die u zelf wilt. Op SPF record uitleg staat omschreven welke SPF aanpassingen u allemaal kunt doen. Bij twijfel kunt u het beste contact opnemen met uw systeembeheerder

Binnen de DNS manager is het SPF record terug te vinden als een record van het type TXT. De inhoud ziet er doorgaans als volgt uit:

v=spf1 a mx ~all

De “a” en “mx” in het bovenstaande voorbeeld geven aan dat alle IP-adressen die aan deze records gekoppeld zijn, sowieso als geldige mailservers worden gezien. De “~all” definieert de SoftFail. De inhoud is verder uit te breiden met aanvullende zaken die u in de SPF record uitleg kunt vinden.

Om er zeker van te zijn dat uw server is opgenomen in de SPF policy kunt u gebruik maken onze LinQhost SPF policy.

Server staat op een zwartelijst

Een veelvoorkomend oorzaak is dat de verzendende mailserver (SMTP) op een zogenaamde zwartelijst (blacklist) staat; de server heeft in het (recente) verleden spam e-mails verzonden. Om dit te voorkomen monitoren wij de IP-reputatie van onze IP-adressen constant. Bij eventuele meldingen grijpen wij gelijk in waardoor de kans zeer klein is dat onze SMTP servers op een zwarte lijst komen te staan. Mocht u gebruik maken van een andere SMTP server dan kunt u het beste contact opnemen met de beheerder van deze server.

Missende reverse DNS record

Onze servers hebben standaard allemaal een reverse DNS record (ook wel PTR record genoemd), waardoor dit probleem bij ons niet voor zou moeten kunnen komen. Mocht u gebruik maken van een andere SMTP server dan is het raadzaam om te controleren of deze een reverse DNS record heeft.